Créer une super TODO-list

Hello hello,
Personnellement, j’utilise beaucoup les todo lists (listes de tâches à faire) car elles ont plusieurs avantages. D’un autre coté, il faut également y mettre des limites pour ne pas se retrouver noyer dans les tâches à faire sans s’arrêter d’en ajouter sans jamais en rayer la moindre. Je vous propose aujourd’hui de faire un point sur cette méthodologie, sur les bonnes pratiques, mais aussi les pièges à éviter pour réussir à avancer.

Les todo lists ont gagné en popularité il y a de cela quelques années par le biais de la méthode GTD (Getting Things Done). Il s’agit d’une méthode proposée par David Allen dans son livre publié en 2001. Il s’agit de gérer les priorités quotidiennes pour atteindre ses objectifs et éviter le stress. Le livre a eu un grand succès et il a même déposé la marque.

Avantages et inconvénients de la liste des tâches

Comme tout système, une liste des tâches a des avantages et des inconvénients, revoyons les ensemble.

todo, Créer une super TODO-list, On ne m'écoute jamais !

Principaux avantages

Clarté et lisibilité : Chaque tâche est sur une ligne distincte. Si elle est barrée / cochée, c’est qu’elle est terminée.

Simple et facile d’accès : Tout le monde peut en faire et en comprendre.

Polyvalence : Ce type de liste peut être créé pour tous les domaines.

Principaux inconvénients

Priorité et urgences : Il est difficile d’ordonner et de voir quels éléments sont les plus prioritaires dans la liste.

Synthèse : Il faut trouver un bon équilibre pour être suffisamment synthétique mais sans perdre de vue l’objectif de chaque élément.

Bonnes pratiques et conseils

Bons supports pour une liste des tâches

Personnellement j’utilise le support papier (à l’ancienne) dans des blocs-notes mais également Google Keep (sur ordinateur et smartphone). Tout un tas d’outils font très bien l’affaire. Il faut juste que ce soit simple et rapide. Si l’application prend une demi-heure pour s’ouvrir, ça ne sert à rien. On sera déjà passé à autre chose.

Nombre de listes et de tâches

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Je pense qu’une bonne pratique est de ne pas en avoir trop, mais ce n’est pas toujours évident. Je préfère avoir peu de listes, généralement pro et perso et pas de limite de tâches. Séparer le pro du perso en écrivant de deux couleurs ou en faisant deux listes peut être une bonne idée si vous comptez appliquer cela dans les deux domaines. Quant au nombre de tâches, nous allons voir dans les prochains points que ce n’est pas un problème.

Avoir des tâches “S M A R T”

SMART est l’acronyme de :

Specific — Spécifique : Elle doit être aussi granulaire que possible. Concerner un point précis et ne pas être vague.

Measurable — Mesurable : On doit pouvoir déterminer si la tâche a été faite ou non.

Achievable — Atteignable : Ça ne sert à rien de noter des tâches irréalisables.

Relevant — Pertinentes : La tâche doit avoir un minimum de sens. Nous n’avons pas de temps à perdre avec des choses inutiles.

Time-boxed — Limitées dans le temps : Une tâche de type fil rouge est tout à fait possible mais il faut que ça soit exceptionnel. Chaque tâche doit pouvoir être limitée dans le temps.

Cet acronyme est souvent utilisé en méthodologie agile. Il s’agit d’avoir des tâches aussi simples et faciles à faire que possible. Plus les tâches sont granulaires, plus ça va être facile à faire et à rayer et donc d’avoir l’impression d’avancer, et ça même s’il en reste un bon nombre.

Nettoyer la liste régulièrement

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Pour combattre la problématique de la liste infinie, je vous conseille de faire le ménage régulièrement. Il s’agit de supprimer les éléments trop vieux qui ne sont plus pertinents. On efface tout. Nouvelle page et on reprend les éléments pas encore faits et qui sont toujours à réaliser. Ça permet d’avoir une vision plus claire et ne pas se perdre dans une liste de cinquante tâches.

Commencer par le plus rapide ou le plus urgent

La problématique avec les listes de tâches est l’ordonnancement. Le mieux pour avancer est de se partager entre deux règles simples :

Le plus rapide en premier : Les tâches les plus simples et rapides à faire, permettent de rayer rapidement des éléments dans la liste, ainsi on démarre la journée d’un bon pied, sur une bonne dynamique : On a déjà fait tout ça !

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Le plus urgent en premier : Le “mode pompier” en cas de gestion de crise, est nécessaire. Il faut faire ce qu’il faut pour tenir bon et on verra pour le restant quand ça se calmera. Mais il ne faut pas que cela devienne fréquent ou une habitude. Le but d’une liste est de se rassurer, pas de générer du stress. On prend du recul.

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Et vous, avez vous d’autres conseils ou méthodes pour gérer des todo lists ?

Vincent est développeur web & scrum master au travail. Défenseur des droits des animaux, il est également adhérent à Ferus et le secrétaire général de l'association Happy Culture Chantilly.

Commentaires (5)

  1. Je suis une grande utilisatrice de To do list au travail car il m’est impossible de tout faire uniquement de mémoire. J’ai testé la liste de outlook qui est pas mal mais je reste fidèle à ma To do list papier : une globale que j’alimente et une quotidienne avec les urgences du jour.
    Sympa ton article j’ai appris des choses. Merci

  2. Je n’avais jamais pensé à utiliser la méthode SMART pour mes to do lists. Je fais ça à l’ancienne sur papier comme tu dis, en griffonnant rapidement. C’est vrai que pour le travail ta méthode semble plus efficace. Merci !

  3. Je suis également une grande utilisatrice de listes. j’en fais pour l’année, le mois, la semaine et la journée..
    Des listes pro. , des listes perso. et même des listes de listes à faire 😉
    D’ailleurs, j’ai acheté “L’art des listes” c’est dire.
    Pour moi le danger, c’est de faire des listes quotidiennes et mensuelles trop fournies que je ne peux mener à bien.
    Une ex habitante de Chantilly il y a bien longtemps et pendant très peu de temps 😉

  4. Je crois que mon commentaire s’est effacé … enfin j’ai du faire une mauvais manip 😉
    Bon je disais que je suis une dingue des listes, que j’en fais pour tout et que le danger pour moi est de faire des to do lists impossibles à honorer. Et dans ce cas, le grand danger est de ne jamais être satisfait de soi !
    D’ailleurs, je fais des listes de listes à faire et je lis “l’art des listes” …

    1. Hello Clémentine,
      Non non tout s’est bien passé 🙂 As tu eu un message d’erreur ?
      Que vaut-ce livre du coup ? Je ne le connais pas.
      Eheh, le monde est petit ^^

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