Challenge 1H : Objectif Inbox Zero

Hello,

Aujourd’hui, j’aimerais vous proposer un petit défi.
Connaissez-vous le concept de l’inbox zero ? Il s’agit de faire le ménage dans ses mails afin d’avoir et de garder une boîte de réception constamment vide, ce qui permet de se concentrer sur les sujets vraiment importants et ne pas être noyés dans les courriels, qu’ils soient légitimes, publicitaires, inutiles ou utiles. Plus l’impression non plus d’avoir 15’000 choses à faire alors que ce n’est pas le cas.

Ce principe peut être relié à Get Things Done (GTD) qui est une méthode de gestion de tâches assez connue et qui est à la mode.

Depuis que les tailles des boîtes mails ont augmenté significativement (merci Gmail), on a tendance à tout conserver dans sa boîte de réception. Pourquoi faire du ménage quand on peut tout garder. Et les plus récents sont en haut de la pile non ? En quelques étapes, nous allons nettoyer et essayer de mettre en place des réflexes et des automatismes pour avoir une boîte de réception vide.

Chaque étape peut être réalisée quel que soit votre webmail / application, mais je prendrais l’exemple de Gmail qui propose des outils très pratiques. Aucun courriel ne sera supprimé avec cette méthode, cependant vous êtes libres d’aller plus loin si vous le souhaitez. Chaque étape est faite pour être réalisable indépendamment.

Certains outils comme CleanFox promettent de nettoyer gratuitement et quasi automatiquement votre boîte mail. Personnellement, j’ai beaucoup de mal à autoriser un algorithme écrit par des tiers faire le ménage dans mes courriers. Je vous propose donc cette méthode simple, que vous réalisez vous-même et pour laquelle vous avez le contrôle.

1. Activer / Créer des catégories

inbox zero, Challenge 1H : Objectif Inbox Zero, On ne m'écoute jamais !
Notre objectif de classement

L’objectif n’est pas d’avoir cinquante catégories. On passerait plus de temps à trier les courriels qu’à les lire et ça n’est vraiment VRAIMENT pas l’objectif ici. On va se baser sur un système facile à activer dans Gmail et qui facilite vraiment la vie : les catégories automatiques. Pour les activer, c’est très simple :

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Cliquez sur l’engrenage en haut à droite puis sur “Configurer la boîte de réception”
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Cette fenêtre s’affiche, il suffit de cocher les onglets souhaités.

Vous pouvez également passer par les paramètres, onglet “boîte de réception” :

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Ce réglage va ajouter des onglets à votre boîte de réception et trier automatiquement les courriers qui entrent selon la catégorie à laquelle ils correspondent. Si un courrier n’arrive pas dans le bon il suffira de le déplacer et le système apprend de lui-même le tri souhaité. On retrouvera donc :

  • Principale : les courriers envoyés directement, de la famille, des collègues…
  • Réseaux sociaux : les notifications Facebook, Twitter…
  • Promotions : toute la publicité
  • Notifications : confirmations de commande et autres
  • Forums : Abonnements à des flux de discussion

2. Désactiver les notifications inutiles

Vous recevez certainement des notifications de la part de Facebook, Twitter, Youtube, Twitch… dès que quelqu’un vous envoie un message ou qu’il est en direct par exemple. Ces notifications par courriel sont-elles vraiment utiles ? Si ça n’est pas le cas, commencer à les lister et à aller sur chacun des sites pour les désactiver.

Quant à ceux dans votre boîte de réception, libre à vous de les archiver (ou les supprimer).

3. Courrier indésirable et non souhaité

On reçoit chaque jour une très grande quantité de publicité non souhaitée ou qui ne nous intéresse plus. Cette étape consiste à ne garder que les courriers souhaités en se désabonnant des listes de diffusion et en les mettant en tant qu’indésirables.

Pour se désabonner d’une liste de diffusion, vous trouverez souvent (c’est obligatoire !) un lien en bas du courriel que vous pouvez utiliser. Sinon, Gmail ajoute un lien en haut, à côté de l’adresse de l’expéditeur : “Se désabonner”.

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Quant au courrier indésirable, aussi appelé pourriel ou SPAM, il s’agit d’un répertoire, un peu comme la corbeille qui est régulièrement nettoyée automatiquement et dans lequel tous dits-messages se retrouvent sans passer par la case “Boîte de réception”.
Dans Gmail, il faut cliquer sur les trois petits points en haut à droite à côté de “Répondre” et de cliquer sur signaler comme spam.

Il y a également un autre lien “Signaler comme hameçonnage” (en anglais phishing). Si le pourriel vous semble dangereux : quelqu’un essaie de vous arnaquer ou demande vos coordonnées (bancaires), il vaut mieux le signaler en hameçonnage. Pour vous, c’est le même fonctionnement que le spam mais l’expéditeur est ainsi signalé aux robots de Google comme dangereux et pourra potentiellement éviter des mésaventures à des gens moins informés.

4. Identifier les courriers importants

Il faut identifier chaque courrier important (à garder dans la boîte de réception). Il s’agit des courriers que nous allons traiter rapidement, qui ne doivent surtout pas être enfouis sous la pile.

Dans Gmail, cela passe par une petite étoile à gauche : inbox zero, Challenge 1H : Objectif Inbox Zero, On ne m'écoute jamais !. Il suffit de cliquer dessus pour que le message soit marqué comme “Suivi”. Il apparaîtra donc dans la liste si vous cliquez sur “Messages suivis à gauche”.

5. Archiver les autres courriers

Nous allons maintenant utiliser la fonctionnalité de filtrage de Gmail pour archiver l’ensemble des courriels qui ne sont pas importants / suivis. C’est pour cela qu’il fallait les identifier avant. Nous allons nous nettoyer la vue de tous les autres sans les supprimer.

Que fait la fonction “Archiver” ?
Elle va enlever un courriel de la boîte de réception, la mettre dans “Tous les messages” sans le supprimer. Ainsi, en faisant une recherche, on le retrouvera sans soucis.

Dans Gmail, nous allons chercher tous les courriers qui sont dans la boîte de réception et non suivis en tapant dans la barre de recherche la requête suivante :

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À l’aide de in:inbox on prend les messages qui sont dans la boîte de réception (donc non triés). is:starred prend les messages suivis et un “” devant les retire des résultats.

Il suffit ensuite de tous les cocher et de cliquer sur le bouton “Archiver”.

6. Filtres et étiquettes

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A gauche dans Gmail, vous pouvez définir des libellés / étiquettes / tags. Cela permet de trier les courriers selon leur type. Libre à vous d’en créer autant que vous le voulez.

Le menu se trouve dans les paramètres du compte ainsi que les options de définition des filtres. Un filtre, c’est une recherche et une ou des traitements à effectuer. Par exemple, je cherche tous les messages provenant de XXXX@YYY.com, je vais leur mettre un libellé “Toto”, les archiver automatiquement (ils ne passeront pas par la boîte de réception) et faire en sorte qu’ils ne soient jamais considérés comme du spam.

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A vous de jouer !

C’est parti, à vous de jouer et de me dire ce que vous pensez de cette petite méthode (j’ai détaillé au maximum). A bientôt.

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Vincent est développeur web & scrum master au travail. Défenseur des droits des animaux, il est également adhérent à Ferus et le secrétaire général de l'association Happy Culture Chantilly.

Commentaire (1)

  1. J’ai trié ma boite de mails cet été car j’avais pris énormément de retard. Depuis, j’essaie de ne pas me laisser déborder notamment en désactivant un maximum de notifications et en me désabonnant de ce qui ne m’intéresse plus. Merci pour cet article détaillé !

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